تفاصيل الإعلان
التقديم مغلق |
|||
سكرتيرة |
|||
|
|||
مجال العمل: | السكرتارية والمساندة الإدارية | ||
مكان الوظيفة: | جدة - منطقة مكة | ||
تاريخ الإضافة: | 09/05/2015 | ||
المهام والوصف الوظيفي: | |||
اهم الواجبات والمهام التي يقوم بها السكرتير اولا - معالجة البريد - يستلم البريد اليومي - يفرز البريد اليومي - يعرض البريد على المدير - يوجه البريد حسب الاختصاص - يصور البريد الوارد حسب الاهمية - يوزع البريد على الاقسام المختصة - يحفظ البريد الموجه للحفظ - يسجل البريد الصادر.يحفظ صورة من البريد الصادر - يرسل البريد الصادر .ثانيا - معالجة الاتصالات الهاتفية - يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف - يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة - يتعرف على المتصل والغرض من الاتصال - يحول الاتصال إلى جهة الاختصاص - يجري الاتصالات المطلوبة للمدير - يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير ثالثا - اعداد المراسلات : - يحرر المادة المكتوبة - يطبع المادة المحررة - يقوم باجراء تصدير المراسلات الصادرة - يصور الاوراق والمستندات المطلوبة - يصمم النماذج المطلوبة للعمل رابعا - تنظيم الاجتماعات : - يحجز قاعة الاجتماعات - يوجه الدعوة للمشاركين - يجهز قاعة الاجتماع - يستبقل الاعضاء المشاركين في الاجتماع - يدون الملاحظات في الاجتماع - يعد محضر الاجتماع - يوزع محضر الاجتماع. خامسا - تنظيم مواعد المدير المباشر : - يسجل بيانات الزوار - يعرض الاجندة على المدير - يجهز البيانات المطلوبة سادسا - استقبال زوار المدير المباشر: - يستقبل الزوار - يتخذ الاجراء المناسب حسب غرض الزيارة - يقوم باستقبال كبار الضيوف سابعا - ترتيب السفريات: - يجمع البيانات المتعلقة بالسفر - يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها - يجهز ملف السفر - يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير - يلغى الزيارة حسب طلب المدير ثامنا - تنظيم محفوظات الادارة: - يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات . - يصنف المحفوظات . - يرمز المحفوظات. - يفهرس المحفوظات . - يحفظ المحفوظات . - يتلف المواد المحفوظة. - يحضر الملفات عند الطلب. تاسعا - متابعة اعمال الادارة: - يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة. - يطلع على ملف المتابعة يوميا. - يتخذ الاجراء المناسب لمتابعة الموضوع. - يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد انتهائه. عاشرا - التنسيق للحصول على متطلبات الادارة: - يؤمن المواد والمستلزمات. - يعد بلاغات الصيانة والاعطال . - يعد طلب الشراء للاجهزة والادوات الغير متوفرة في الادارة. - يستلم المواد والمستلزمات للادارة. - يحضر المصروفات النثرية للادارة. حادي عشر - استخدام تطبيقات الحاسب الآلي MS Office - يعالج البيانات والنصوص باستخدام برنامج - يصمم عرض الشرائح باستخدام برنامج |
|||
الشروط والمهارات: | |||
|
|||
نوع الوظيفة: | |||
|
|||
نطاق الراتب: | |||
4,000 ريال سعودي | |||
المتطلبات الأساسية
|
|||
الجنس: | |||
نساء | |||
هذه الوظيفة متاحة لـ: | |||
سعودي فقط | |||
الحد الأدنى لمستوى التعليم: | |||
دبلوم سنتين فأكثر | |||
الحد الأدنى لمستوى الخبرة: | |||
خريج جديد (بدون خبرة) | |||
نموذج التقديم
|
|||
هذه الوظيفة تم شغلها ولم تعد شاغرة |