تفاصيل الإعلان
التقديم مغلق |
|||
موظف أستقبال وسكرتارية |
|||
|
|||
مجال العمل: | الإدارة - إدارة عامة وإدارة أعمال | ||
مكان الوظيفة: | الجبيل - المنطقة الشرقية | ||
تاريخ الإضافة: | 16/01/2013 | ||
المهام والوصف الوظيفي: | |||
أولا - معالجة البريد : - يستلم البريد اليومي . - يفرز البريد اليومي . - يعرض البريد على المدير . - يوجه البريد حسب الاختصاص. - يصور البريد الوارد حسب الاهمية. - يوزع البريد على الاقسام المختصة . - يحفظ البريد الموجه للحفظ . - يسجل البريد الصادر. - يحفظ صورة من البريد الصادر. - يرسل البريد الصادر. ثانيا - معالجة الاتصالات الهاتفية: - يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف. - يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة. - يتعرف على المتصل والغرض من الاتصال. - يحول الاتصال إلى جهة الاختصاص. - يجري الاتصالات المطلوبة للمدير. - يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير. ثالثا - اعداد المراسلات : - يحرر المادة المكتوبة. - يطبع المادة المحررة. - يقوم باجراء تصدير المراسلات الصادرة. - يصور الاوراق والمستندات المطلوبة. - يصمم النماذج المطلوبة للعمل. رابعا - تنظيم الاجتماعات : - يحجز قاعة الاجتماعات. - يوجه الدعوة للمشاركين. - يجهز قاعة الاجتماع. - يستبقل الاعضاء المشاركين في الاجتماع. - يدون الملاحظات في الاجتماع . - يعد محضر الاجتماع. - يوزع محضر الاجتماع. خامسا - تنظيم مواعد المدير العام : - يسجل بيانات الزوار. - يعرض الاجندة على المدير. - يجهز البيانات المطلوبة. سادسا - استقبال زوار المدير العام : - يستقبل الزوار. - يتخذ الاجراء المناسب حسب غرض الزيارة. - يقوم باستقبال كبار الضيوف. سابعا - ترتيب السفريات: - يجمع البيانات المتعلقة بالسفر . - يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها. - يجهز ملف السفر. - يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير. - يلغى الزيارة حسب طلب المدير. ثامنا - تنظيم محفوظات الادارة: - يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات . - يصنف المحفوظات . - يرمز المحفوظات. - يفهرس المحفوظات . - يحفظ المحفوظات . - يتلف المواد المحفوظة. - يحضر الملفات عند الطلب. تاسعا - متابعة اعمال الادارة: - يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة. - يطلع على ملف المتابعة يوميا. - يتخذ الاجراء المناسب لمتابعة الموضوع. - يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد انتهائه. عاشرا - التنسيق للحصول على متطلبات الادارة: - يومن المواد والمستلزمات. - يعد بلاغات الصيانة والاعطال . - يعد طلب الشراء للاجهزة والادوات الغير متوفرة في الادارة. - يستلم المواد والمستلزمات للادارة. - يحضر المصروفات النثرية للادارة. حادي عشر - استخدام تطبيقات الحاسب الآلي: - يعالج البيانات والنصوص باستخدام برنامج Word - يصمم عرض الشرائح باستخدام برنامج power point. - ينشى الجداول باستخدام Excel. - ينظم المواعيد باستخدام Out Look. - ينشى قواعد بيانات الادارة باستخدام Access. - يصمم الهيكل التنظيمي للادارة. - يتابع ما استجد من برامج الحاسب الآلي. ثاني عشر - استخدام الاجهزة المكتبية: - يستخدم جهاز الفاكس. - يستخدم آلة التصوير. - يستخدم فرامة الورق. - يستخدم الماسح الضوئي. - يستخدم جهاز توصيل الصوت. - يستخدم اجهزة العرض الرأسية. ثالث عشر - تجهيز الاجهزة المكتبية : - يغير احبار الاجهزة . - يغذي الاجهزة المكتبية بالورق. - يصلح الاعطال البسيطة. - يبرمج الفاكس. رابع عشر - الاهتمام بتطوير القدرات : - يحضر الدورات التدريبية والمؤتمرات . - يطلع على الاصدارات والمواقع المتخصصة. - يشارك في عضوية الجمعيات المتخصصة. - يتابع البرامج المتخصصة. - يتسعين بذوي الخبرة ويستشيرهم. خامس عشر - اعداد التقارير والاحصائيات الخاصة بالادارة: - يستخدم نموذج التقرير المناسب . - يعد التقارير الخاصة بأداء موظفي الادارة. - يعد التقارير الخاصة ببيانات الموظفين. - يعد التقارير الخاصة بالاحصائيات المتعلقة بالعمل. سادس عشر - إنشاء الاعمال المتعلقة بشؤون العاملين في الادارة : - يعد الخطابات المتعلقة بطلبات موظفي الادارة. - ينسق اجازات العاملين. - يرفع تقرير بحضور وانصراف العاملين للادارة المختصة. - ينسق اجراءات العمل الاضافية للعاملين. |
|||
الشروط والمهارات: | |||
|
|||
اللغات المطلوبة للوظيفة: | |||
|
|||
نوع الوظيفة: | |||
|
|||
نطاق الراتب: | |||
أجمالي الراتب من 4آل ريال سعودي | |||
بدلات ومزايا أخرى: | |||
- بدل سكن - بدل مواصلات - تأمين طبي |
|||
المتطلبات الأساسية
|
|||
الجنس: | |||
رجال | |||
نموذج التقديم
|
|||
هذه الوظيفة تم شغلها ولم تعد شاغرة |